Ile kosztuje sprzątaczka na etat czy outsourcing sprzątania biura? Co się bardziej opłaca

Ile naprawdę kosztuje własna osoba do sprzątania?

Od 1 stycznia 2027 roku płaca minimalna wyniesie 4950 zł brutto. Zatrudnienie pracownika kosztuje jednak więcej niż kwota z jego umowy. Do pensji dochodzą składki ZUS po stronie pracodawcy: około 1014 zł przy pełnym etacie. Jeśli pracownik oszczędza w PPK, dochodzi jeszcze wpłata pracodawcy.

Małe biuro rzadko potrzebuje kogoś na osiem godzin dziennie, więc częściej rozmowa dotyczy pół etatu. Wtedy pensja minimalna to 2475 zł brutto, a pełny koszt pracodawcy około 2980 zł.

Na tym rachunek się nie kończy. Osoba na etacie potrzebuje odkurzacza, mopów, wózka, środków do różnych powierzchni, worków i ręczników papierowych. Ktoś musi to zamówić, pilnować zapasów i wymieniać zużyty sprzęt. To koszty, które łatwo pominąć w pierwszym porównaniu, bo nie widać ich na liście płac.

Co się dzieje, gdy sprzątaczka idzie na urlop albo L4?

Tu zaczyna się różnica, której nie pokazuje żadna tabela płac. Pracownikowi na umowie o pracę przysługuje płatny urlop: 20 albo 26 dni w roku przy pełnym etacie, zależnie od stażu. Przez ten czas płacisz pensję, a nikt nie dba o utrzymanie czystości. Przy chorobie jest podobnie: przez pierwsze tygodnie zwolnienia w roku wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca, a nie ZUS.

W praktyce oznacza to jeden z dwóch scenariuszy. Albo przez tydzień czy dwa kuchnia i łazienki zostają na głowie zespołu, albo szukasz zastępstwa i płacisz za ten sam tydzień drugi raz. Najtrudniejsze są nagłe nieobecności: zwolnienie przychodzi rano, a klient ma przyjść do biura po południu.

Podpowiedź PAW-CLEAN: zanim zdecydujesz, policz nie tylko miesięczny koszt, ale też liczbę tygodni w roku, w których za sprzątanie płacisz, a nikt nie sprząta. Dla wielu biur właśnie ta liczba przesądza o wyniku porównania, a nie sama różnica w stawce.

A może umowa zlecenie?

Zlecenie wydaje się prostsze, bo płacisz tylko za przepracowane godziny. W 2027 roku minimalna stawka godzinowa na zleceniu to 32,30 zł brutto, a jako zleceniodawca zwykle odprowadzasz też składki ZUS po swojej stronie. Nie płacisz za urlop ani za chorobę.

Druga strona tej elastyczności jest taka, że zleceniobiorca nie ma obowiązku przyjść, kiedy go potrzebujesz, a zastępstwa nadal organizujesz sam. Warto też pamiętać o granicy: jeśli osoba na zleceniu przychodzi codziennie o stałej godzinie i wykonuje polecenia jak pracownik, taka umowa może zostać uznana za umowę o pracę. Wtedy wracasz do kosztów etatu, tyle że z dodatkowym ryzykiem.

Kiedy własny pracownik ma sens?

Są biura, w których własna osoba wychodzi taniej i nie sprawia kłopotu. Najczęściej wtedy, gdy:

• powierzchnia jest niewielka, a zakres prosty i powtarzalny,
• w firmie jest już zaufana osoba, która zna biuro i od lat dobrze pracuje,
• możesz pogodzić się z tym, że podczas urlopu czy choroby sprzątanie jest ograniczone,
• ktoś w firmie i tak zajmuje się zakupami i bez problemu dopilnuje środków czystości.

Jeśli wszystkie te warunki są spełnione, zmiana modelu może nie być potrzebna. Warto jednak raz w roku przeliczyć koszt od nowa, bo płaca minimalna rośnie, a wraz z nią koszt całego etatu.

Co przejmuje firma sprzątająca?

Przy outsourcingu usług sprzątania kupujesz efekt: czyste biuro w ustalonym zakresie i harmonogramie sprzątania. W PAW Clean organizujemy sprzęt, środki czystości, zastępstwa i kontrolę jakości. Grafik dopasowujemy do godzin pracy biura, więc możemy sprzątać codziennie po godzinach, rano przed otwarciem albo kilka razy w tygodniu. Gdy ktoś z ekipy jest nieobecny, zastępstwo organizujemy my.

Płacisz za usługę na podstawie umowy i faktury, a zakres możesz rozszerzyć o prace okresowe, takie jak mycie okien czy pranie wykładzin, bez szukania kolejnego wykonawcy. Szczegółowy zakres codziennego sprzątania opisujemy na stronie sprzątanie biur w Łodzi.

Podpowiedź PAW-CLEAN: porównuj kwoty netto. Jeśli Twoja firma jest czynnym podatnikiem VAT, odliczasz VAT z faktury za sprzątanie, więc realnie kosztuje Cię kwota netto. Od pensji pracownika VAT-u nie ma, więc tam porównujesz pełny koszt pracodawcy. Jeśli firma jest zwolniona z VAT, porównuj kwotę brutto z faktury.

Jak policzyć to dla swojego biura?

1. Ustal, ile godzin sprzątania tygodniowo i z jaką częstotliwością naprawdę potrzebujesz. Inaczej liczy się biuro na dziesięć osób sprzątane trzy razy w tygodniu, a inaczej open space na trzydzieści stanowisk sprzątany codziennie.
2. Weź pełny koszt pracodawcy dla tego wymiaru, a nie pensję brutto ani netto.
3. Dolicz sprzęt i środki czystości w skali roku.
4. Policz tygodnie urlopu i choroby oraz to, ile kosztuje Cię wtedy zastępstwo albo brak sprzątania.
5. Zestaw wynik z ofertą firmy przygotowaną po wizji lokalnej, z opisanym zakresem i częstotliwością.

Od czego zależy cena takiej oferty, wyjaśniamy we wpisie Ile kosztuje sprzątanie biura? Od czego naprawdę zależy wycena. Jeśli skłaniasz się ku firmie zewnętrznej, pomoże też poradnik Jak wybrać firmę sprzątającą do biura lub biurowca w Łodzi.

Prowadzisz biuro w Łodzi i chcesz porównać to na liczbach ze swojego obiektu? Umów wizję lokalną, a przygotujemy ofertę, którą zestawisz z kosztem własnej osoby.