Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Co klient widzi w Twoim biurze?

Dlaczego zespół nie widzi tego, co widzi klient?

Bo patrzy na to samo biuro codziennie. Odcisk dłoni na szklanych drzwiach, ciemniejszy pas na wykładzinie przy wejściu czy kurz na parapecie w sali spotkań po kilku tygodniach znikają z pola widzenia. Oko się przyzwyczaja i przestaje je rejestrować. Gość widzi je za pierwszym razem, bo dla niego wszystko jest nowe. Czystość w biurze najlepiej ocenia się więc cudzymi oczami.

Drobiazg rzadko zostaje drobiazgiem. Ludzie oceniają całość po kilku wyraźnych sygnałach. Psychologowie nazywają to efektem aureoli i działa on w obie strony: czyste wejście buduje pozytywny wizerunek firmy, zanim padnie pierwsze zdanie, a zaniedbana toaleta potrafi podważyć wrażenie po dobrej rozmowie. Wniosek łatwo przenosi się na całą firmę: skoro nikt nie pilnuje szczegółów w biurze, może nie pilnuje ich też w pracy dla klienta.

Porządek w biurze ocenia nie tylko klient. Kandydat na rozmowie rekrutacyjnej, partner biznesowy czy audytor też przechodzi tę samą trasę i wyciąga podobne wnioski. Kandydat ocenia przy okazji, czy to dobre miejsce pracy.

Które miejsca klient ocenia podczas wizyty w biurze?

Wejście i szklane drzwi

To pierwsza rzecz, której gość dotyka i na którą patrzy pod światło. Witryny przy wejściu i szklane drzwi brudzą się szybciej niż reszta przeszkleń, bo każdy, kto wchodzi, zostawia na nich ślad dłoni. Przy dużym ruchu warto myć je częściej niż pozostałe szyby, osobno. Do tego dochodzi wycieraczka i pas wykładziny tuż za progiem: jesienią i zimą to tam zostaje błoto i piasek z butów.

Recepcja i miejsce oczekiwania

Tu gość spędza kilka minut bez zajęcia, więc ma czas się rozejrzeć. Blat recepcji, stolik przy fotelach, szyby gablot i półki to powierzchnie, na których kurz i ślady widać najszybciej. Nawet dobrze zaprojektowana estetyka wnętrza nie obroni recepcji z zakurzonym blatem.

Sala spotkań

W sali klient siedzi najdłużej i patrzy z bliska. Zostają tu ślady po kubkach na stole, okruchy po poprzednim spotkaniu, smugi na szklanej ścianie i niewytarta tablica. Sala spotkań często jest sprzątana razem z resztą biura, a używana kilka razy dziennie, więc o 15:00 wygląda zupełnie inaczej niż o 8:00.

Toaleta

To jedyne miejsce, w którym gość jest sam i ma czas, żeby się przyjrzeć. Liczą się podstawy higieny: czyste lustro i umywalka, uzupełnione mydło i ręczniki papierowe, brak zapachu. Pusty dozownik mydła zostaje w pamięci, nawet jeśli reszta biura jest zadbana.

To, co widać z korytarza

Najczęściej to kuchnia albo aneks socjalny za szklaną ścianą lub otwartymi drzwiami. Kubki w zlewie i przepełniony kosz widać z daleka, a zapach jedzenia rozchodzi się po całym piętrze. Tu warto być uczciwym: część tego zależy od nawyków zespołu, nie od sprzątania. Ekipa posprząta kuchnię według harmonogramu, ale nie zmyje kubków, które pojawią się w zlewie godzinę przed wizytą.

Dlaczego biuro posprzątane rano może źle wyglądać o 14:00?

Biuro żyje między sprzątaniami. Rano jest czysto, w południe zespół je obiad, sala spotkań przyjmuje dwa wcześniejsze spotkania, a przez szklane drzwi przechodzi kilkadziesiąt osób. Klient, który przychodzi po południu, widzi biuro po kilku godzinach pracy, a nie po sprzątaniu.

Podpowiedź PAW-CLEAN: przeanalizuj, o której godzinie najczęściej przyjmujesz klientów, i porównaj to z godziną sprzątania. Jeśli spotkania odbywają się głównie przed południem, sprzątanie rano przed otwarciem daje biuro w najlepszym stanie dokładnie wtedy, gdy przychodzą goście. Jeśli przyjmujesz klientów po południu, sprzątanie po godzinach przygotowuje biuro na kolejny dzień, a zespół potrzebuje prostej zasady: kilka minut przed spotkaniem ktoś sprawdza salę i drogę do niej.

Jak zrobić test trasy gościa?

1. Wyjdź z biura i wejdź jak gość, o godzinie, o której zwykle przychodzą klienci, a nie rano.
2. Idź tą samą drogą: drzwi, recepcja, miejsce oczekiwania, sala spotkań, toaleta i z powrotem.
3. Patrz pod światło i z bliska na szkło, blaty i stół w sali spotkań.
4. Zapisz wszystko, co zauważysz, nawet jeśli wydaje się drobne.
5. Rozdziel listę na dwie części: to, co należy do zakresu sprzątania, i to, co zależy od nawyków zespołu.

Pierwsza część listy to gotowy materiał do rozmowy z firmą sprzątającą o zakresie i godzinach. Druga to temat na krótką rozmowę z zespołem.

Jak ułożyć utrzymanie czystości pod wizyty klientów?

W PAW Clean ustalamy harmonogram według godzin pracy biura. Możemy sprzątać codziennie po godzinach, rano przed otwarciem albo kilka razy w tygodniu, a zakres obejmuje między innymi recepcje, sale konferencyjne, kuchnie i sanitariaty. Miejsca, które najmocniej pracują na pierwsze wrażenie, mogą mieć w zakresie osobną, częstszą obsługę, jak szklane drzwi przy wejściu. Szczegóły opisujemy na stronie sprzątanie biur w Łodzi, a mycie szyb i przeszkleń na stronie mycie witryn i przeszkleń w Łodzi.

Przyjmujesz klientów w biurze w Łodzi i chcesz, żeby widzieli to samo co Ty po sprzątaniu? Zrób test trasy gościa, a z listą uwag umów wizję lokalną. Na jej podstawie ustalimy zakres i godziny.