Ile kosztuje sprzątanie biura? Od czego naprawdę zależy wycena

Nie ma jednej stawki za sprzątanie biura, bo nikt nie sprząta samego metrażu – sprząta konkretną przestrzeń, w konkretnym rytmie i konkretnych godzinach. Dwie oferty na to samo biuro mogą się różnić o kilkaset złotych miesięcznie i obie mogą być uczciwe, bo odpowiadają na inne pytania. Zanim porównasz ceny, warto wiedzieć, co się w nich w ogóle liczy: metraż i układ biura, częstotliwość wizyt, zakres prac oraz to, czy usługi okresowe są już wliczone, czy dopiero dojdą osobno.

Dlaczego dwie oferty na to samo biuro mogą się różnić?

Metraż to punkt startowy, nie cała odpowiedź. 100 m² otwartej przestrzeni z jedną kuchnią i jedną łazienką sprząta się inaczej niż te same 100 m² podzielone na sześć gabinetów, z których każdy ma swój kąt do posprzątania osobno. Liczba stanowisk, sal konferencyjnych i punktów sanitarnych zmienia czas pracy ekipy bardziej niż sam metraż na papierze.

Drugi czynnik to częstotliwość. Serwis codzienny i regularne sprzątanie dwa razy w tygodniu to dwa różne produkty, nie ten sam produkt w innej cenie za sztukę: inaczej rozkłada się w nich zużycie środków czystości, czas reakcji na bałagan i liczba wizyt ekipy w miesiącu.

Trzeci – i często pomijany w porównaniach – to godziny pracy. Sprzątanie w trakcie dnia, gdy biuro jest zajęte, wymaga innej organizacji niż praca wieczorem czy w nocy, kiedy ekipa ma budynek dla siebie. To nie jest różnica kosmetyczna: serwis dzienny wymaga cichszej pracy, elastycznego poruszania się między pracownikami i częściej mniejszej ekipy rozłożonej w czasie, a nie jednej grupy pracującej intensywnie przez dwie godziny wieczorem.

Co wchodzi w cenę bieżącego sprzątania, a co jest osobną pozycją?

Standardowy, regularny serwis: sprzątanie stanowisk pracy, kuchni, sanitariatów i ciągów komunikacyjnych, wraz ze środkami czystości i sprzętem, który dobiera ekipa – to jedna pozycja w wycenie. Usługi okresowe to druga, i to jest miejsce, w którym najczęściej rozjeżdżają się porównania ofert.

Mycie okien i przeszkleń, pranie wykładzin czy polimeryzacja posadzek wymagają innego sprzętu, innej technologii i innego rytmu niż codzienne odkurzanie, dlatego wyceniamy je osobno, a nie wrzucamy w stawkę za metr. 

To samo dotyczy sprzątania po remoncie: to zawsze jednorazowe zlecenie z osobną wyceną, bo zakres zależy od tego, co dokładnie zostało po ekipie budowlanej.

Jeśli w ofercie, którą porównujesz, cena „za wszystko” jest zaskakująco niska, dobrze sprawdzić, czy te usługi w ogóle są w niej ujęte, czy po prostu jeszcze nie doszły.

Jak się przygotować, aby wycena była trafna od razu?

Najszybsza droga do oferty, która nie wymaga później poprawek, to dać firmie sprzątającej to, czego faktycznie potrzebuje do wyceny: metraż, rozkład pomieszczeń, liczbę osób korzystających z biura na co dzień i oczekiwaną częstotliwość. Reszta – konkretny zakres i harmonogram – ustala się najlepiej podczas wizji lokalnej, a nie na podstawie samego opisu przez telefon, przynajmniej my w PAW CLEAN tak robimy. Bo wizja lokalna nie jest formalnością!

To moment, w którym widać rzeczy, których nie da się wyczytać z metrażu: stan podłóg, rodzaj wykończeń, intensywność użytkowania konkretnych stref, konkretne oczekiwania od usługi i jej realizacji.  Rozmowa na temat oczekiwań jasne i szczegółowe  określenie oczekiwań i potrzeb opisanie prac realizowanych systematycznie i okresowo, wskazanie czy firma sprzątająca dostawcza środki higieniczne oraz informowanie o ilości użytkowników obiektu.  Dopiero po niej przygotowywana jest wycena, która  odpowiada realnym potrzebom biura, a nie uśrednionej stawce, którą i tak trzeba będzie później korygować.

Biuro czy biurowiec – dlaczego to zmienia wycenę?

Jeśli szukasz sprzątania dla wynajmowanej powierzchni biurowej, patrzysz na inny zakres niż zarządca całego budynku. Sprzątanie biura obejmuje stanowiska pracy, salki i zaplecze socjalne konkretnego najemcy. Sprzątanie biurowca to zupełnie inny zakres: lobby, windy, klatki schodowe, garaże – inna skala kontraktu. Dlatego pytanie „ile kosztuje sprzątanie biurowca” i „ile kosztuje sprzątanie biura” prowadzą do dwóch różnych wycen, nawet jeśli oba zapytania dotyczą tego samego budynku.

Masz już metraż, wiesz jak często potrzebujesz serwisu i po której jesteś stronie: najemca czy zarządca. To wystarczy, żeby umówić wizję lokalną, z której wychodzi konkretna wycena, nie widełki z telefonu.